¡Sin miedo al éxito! ¿Por qué es importante la formalización de su negocio?

¿Cómo incentivar a la formalización de los negocios? Esta ha sido históricamente una de las preguntas que los gobiernos de turno han tratado de resolver. La última política aplicada en ese sentido fue la aprobación de la Ley de Emprendimiento e Innovación, en 2020, en la que se creó la modalidad denominada Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS). 

Según el presidente de la Función de Transparencia y Control Social y Superintendente de Compañías, Valores y Seguros, Luis Cabezas- Klaere, por la rapidez en la constitución, ya que puede ser creada en línea, la figura societaria SAS es una gran alternativa para la formalización. 

Y los agentes han respondido a esa oportunidad. En cinco años se han creado un total de 84.364 SAS. Eso contrasta con la constitución tradicional, que desde 2020, ha registrado 23.014 procesos.  

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Una de esas empresas que aprovechó la modalidad SAS es Drivin, una plataforma de gestión logística que optimiza la planificación de rutas, la trazabilidad de entregas y el control de vehículos. 

La firma chilena llegó a Ecuador a finales de 2017 tras una alianza con Smart Cargo, un emprendimiento ecuatoriano dedicado al rastreo GPS. A finales de 2020 llegaron a un acuerdo y Drivin compró parte de la operación a Smart Cargo con lo que se creó Drivinec como una operación local independiente. En ese momento nació formalizada como una empresa SAS legalmente constituida. 

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Hoy, Enrique Ycaza, gerente General Drivin Ecuador, señala que la formalización, sin perder eficiencia, es positiva, pero un exceso de procesos es negativo. "La formalización sí trae beneficios, cuando el tamaño de la empresa lo justifica. El riesgo de excesiva formalización es llenarse de procesos que no agreguen valor a la empresa y entorpezcan su funcionamiento, quitando agilidad y velocidad de respuesta".      

¿Por qué formalizarse?

De su experiencia, Ycaza recomienda que, en términos legales, se puede arrancar un negocio como unipersonal (persona natural con actividad económica), sacar un RUC, numero de afiliación, cumplir con las obligaciones al IESS, etc., y esperar a ver si funciona, antes de convertirse en una empresa.    

Hay que tener muy en cuenta que la formalización permite a dueños de pequeños negocios como tiendas de barrio, restaurantes, emprendimientos por catálogo, ventas bajo pedido, y otros comercios que manejan pagos frecuentes operar de formas más prácticas y seguras.

• Formalizarse no es complicado ni costoso y les da estabilidad y respaldo. 
• Al registrar y respaldar sus ingresos y gastos, los propietarios de los negocios pueden levantar estados financieros básicos que les servirán para tomar decisiones y acceder a financiamiento. 
• Al formalizarse pueden acceder a montos de microcréditos más altos, con mejores condiciones, que les permitan crecer, diversificarse o invertir en mejoras para su negocio. 
• Sin formalización, muchas veces los dueños de los negocios se ven obligados a acudir a préstamos informales y sin protección.

Para el superintendente de Compañías, Luis Cabezas- Klaere, hay aspectos a considerar primero: 

1. Analizar el crecimiento real del negocio

   • Si para la persona que ejerce una actividad económica, ya vende de manera recurrente, tiene clientes fijos o maneja inventarios, la formalización dejará de ser un costo y se convertirá en una palanca de crecimiento.

2. No esperar a tener “todo perfecto”

   • La opción de la SAS fue creada justamente para acompañar emprendimientos desde sus primeras etapas. Constituirse temprano permite ordenar procesos, finanzas y responsabilidades.

3. Ver la formalización como inversión, no como gasto

   • Formalizarse atrae acceso a financiamiento, nuevos mercados, contratos formales y participación en compras públicas. En un análisis de costo-beneficio, los beneficios obtenidos mediante la formalización del negocio superan ampliamente los costos iniciales.

4. Aprovechar la flexibilidad del modelo SAS

   • La normativa no exige capital mínimo, pueden ser unipersonales, es decir que permite un solo accionista y se constituye rápidamente incluso por medio de canales digitales a través de la Superintendencia, evitando las rigideces de otros tipos societarios tradicionales.

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Beneficios de formalizarse

El superintendente de Compañías, Luis Cabezas- Klaere, explica los beneficios que los negocios pueden obtener con la formalización de sus actividades: 

1. Acceso pleno al sistema financiero

   • Formalizarse permite acceder a créditos bancarios, líneas de financiamiento productivo, y otros instrumentos que no están disponibles para actividades informales.

2. Responsabilidad limitada

   • Al constituirse como SAS, el emprendedor limita su responsabilidad al monto de sus aportes. Esto protege el patrimonio personal ante riesgos comerciales o financieros.

3. Mayor confianza con clientes y proveedores

   • La formalidad abre puertas con empresas grandes, instituciones públicas y proveedores formales que exigen RUC, facturación electrónica o contratos con respaldo jurídico.

4. Posibilidad de crecimiento y escalabilidad

   • La SAS permite el ingreso de nuevos socios, emisión de acciones, pactos flexibles entre accionistas y mecanismos de inversión más modernos.

5. Seguridad jurídica

   • Las operaciones quedan respaldadas por contratos, estatutos y normativa vigente, reduciendo conflictos, informalidades y riesgos legales.

6. Constitución rápida y 100% en documento privado

   • La constitución se realiza mediante documento privado inscrito en el Registro de Sociedades, no se necesita una escritura pública para constituirse, esto significa un ahorro importante para quien quiera formalizarse.

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¿Por dónde empezar y qué pasos dar?

Para Ycaza, lo primero es ver si el negocio funciona, si hay demanda, si la idea tiene tracción en el mercado. "Antes de esto, todos los planes brillantes que uno tenga, no sirven para nada. Son ideas, no negocios. Y mientras estén en ese estado es mejor manejarlos como negocios unipersonales. Luego de  demostrar que el modelo de negocios funciona, entonces sí pensar en formalizar, antes no". 

Mientras que para Cabezas- Klaere, hay que tener un proceso claro y práctico:

1. Definir el modelo de negocio

   • Se deben definir las actividades económicas a realizar, establecer un nombre comercial para la nueva sociedad y decidir la conformación accionaria, es decir si actuará solo o con socios.

2. Reservar el nombre de la sociedad

   • Se realiza en el portal de la Superintendencia de Compañías.

3. Elaborar los estatutos

   • Se puede usar el modelo estándar o adaptarlo según las necesidades de los socios, que es un documento privado y fácil de elaborar, donde debe incluir los accionistas, capital, objeto, administración, y cualquier información relevante.

4. Constituir la SAS

   • Una vez cumplido los pasos anteriores, se realiza en línea a través del canal web de la Superintendencia de Compañías, subiendo la información del accionista(s), administrador(es) y actividades económicas.

5. Inscripción y obtención del RUC

   • Luego de aprobados los estatutos, se inscribe la sociedad y se obtiene el Registro Único del Contribuyente (RUC), mismo que se obtiene de forma automática.

6. Activar la facturación electrónica

   • Como en todas las sociedades, hoy la facturación se la realiza electrónicamente de manera obligatoria mediante las herramientas proporcionadas por el Servicio de Rentas Internas (SRI). 

7. Ordenar la contabilidad y cuentas bancarias

   • En este paso ya se puede abrir una cuenta a nombre de la compañía constituida para que comience a operar, realizando los registros y conciliaciones de cuentas. También se podrá realizar la contratación y registro de un contador autorizado en el SRI.

8. Cumplir con obligaciones iniciales

   • Nombramiento de administrador, registro de socios en el libro social respectivo, y cargas laborales si contrata personal.

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¿Cuán costoso y engorroso es formalizarse?

Con su experiencia,  Ycaza dice que sí hay costos legales, pero con los modelos unipersonales (persona natural con actividad económica) y las empresa SAS, estos no son tan altos. "El mayor costo es no tener formalizadas las obligaciones con el IESS, porque esto puede acarrear multas".      

Mientras que Cabezas- Klaere asegura que actualmente en Ecuador constituir una SAS es relativamente económico comparado con otros tipos societarios.

• No requiere capital mínimo (puede iniciar con USD 1).
• No necesita escritura pública, salvo casos excepcionales.
• Se puede constituir en línea, reduciendo gastos que acarrea la constitución en otras modalidades. 
• Los costos de mantenimiento son bajos. 
• No requiere directorio ni comisario.
• Ahorro en trámites legales complejos.

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En cuanto a la tramitología, la fórmula de la SAS fue creada para reducir la tramitología. Sus características son la siguientes:

• Constitución 100% digital a través del portal de la Superintendencia de Compañías. 
• Estatutos simplificados y modelos preestablecidos. 
• Sin necesidad de juntas presenciales; se permiten reuniones virtuales. 
• Sin directorio obligatorio; la administración es flexible. 
• Procesos rápidos: la constitución puede demorar entre 24 y 72 horas si la documentación está completa.