"Pequeña empresa que no se digitaliza, no está en nada"; ¿cómo salir de la era medieval en los negocios?

En su más reciente informe, 2024-205, el Monitor Global de Emprendimiento (GEM) muestra que los negocios que nacen o tratan de crecer en Ecuador todavía están rezagados en la utilización de tecnologías digitales para la comercialización de productos y servicios, tras la pandemia (2020). 

Según el documento, únicamente el 26,13% de los emprendedores ecuatorianos "considera indispensable el uso de tecnología digital en su modelo de negocio". 

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A decir de un estudio coordinado por Wilson Araque Jaramillo, de la Universidad Andina Simón Bolívar, Sede Ecuador, aunque la pandemia catapultó las iniciativas de las empresas para su digitalización, digitalizarse no solamente implica el uso de herramientas y tecnológicas basadas en internet y con alcance global. 

El estudio aclara que se "requiere de políticas e iniciativas empresariales claras, infraestructura, inversión, capacitación, entre otros elementos". 

Se añade que las micro y pequeñas empresas (mipymes) han adoptado con un mayor grado de digitalización a las redes sociales; y la que menor interés genera es la robotización. 

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Las tecnologías básicas de digitalización más utilizadas por las mipymes ecuatorianas son: redes sociales con fines comerciales (85,9% de empresas encuestadas) y la banca digital (74%). En cambio,  menos utilizadas son el comercio electrónico en Marketplace (47,6%) y el teletrabajo (56,8%). 

Por otro lado, la insuficiente conexión de banda ancha y los altos costos de inversión son las principales barreras para la digitalización de las mipymes en Ecuador. Mientras que consideran como una barrera de menor importancia que los trabajadores no perciban bien la digitalización. 

Importancia de digitalizar un negocio

Para el emprendedor y mentor empresarial, Juan Merodio, si ya era importante antes de la pandemia tener digitalizados los negocios, es mucho más ahora, cuando muchos negocios han tenido que cerrar por no estar preparados para el mundo digital.

"Ya sé que no es fácil cuando desconocemos algo, nos da miedo lo que no conocemos, nos da miedo el cambio, pero tenemos que afrontarlo", dice Merodio.

Y añade que "si no sabemos hacer algo, aprendamos a hacerlo, o contratemos a un profesional que lo haga. No es estar en internet y ya; no es tener una web y ya; no funciona así. Hay que darse cuenta, no podemos pensar que lo sabemos todo y encerrarnos ahí". 

Si no estamos abiertos y, al menos preparados y predispuestos a dejarnos guiar, ayudar en toda esta parte, posiblemente, seguro diría yo, nuestro negocio va a tener serios problemas.

Juan Merodio, emprendedor y mentor empresarial

Pedro Estevez, especialista de Afiliación PYMES de Deuna, afirma también que la digitalización ya no es una opción, sino una necesidad para las mipymes, en un entorno donde el comportamiento del consumidor ha cambiado drásticamente. 

Según la Cámara Ecuatoriana de Comercio Electrónico (CECE), en Ecuador, ocho de cada 10 compras se realizan desde un smartphone, lo que evidencia una transformación clara del mercado. Digitalizarse les permite a los negocios: 

• Reducir costos operativos y administrativos.
• Optimizar procesos administrativos: facilita la eficiencia.
• Acceder a herramientas adaptadas a sus necesidades reales.
• Mejorar la competitividad: ayuda a posicionar en un mercado que evoluciona hacia lo digital.

¿Qué pasos debe dar un pequeño negocio?

El primer paso hacia la digitalización, según Estevez, es comprender el punto de partida conforme el segmento y la categoría comercial, porque no todas las pymes tienen las mismas necesidades y objetivos. Por lo tanto, es clave:

• Identificar las necesidades y objetivos del negocio, tanto del comercio como de sus clientes.
• Detectar problemas existentes que pueden resolverse a través de soluciones digitales.
• Trazar una ruta estratégica de digitalización, priorizando los procesos más críticos.
• Aprovechar las iniciativas públicas o alianzas privadas que promuevan el crecimiento de los emprendedores y pymes mediante apoyo técnico o financiero.

Los 4 pasos iniciales para digitalizar el negocio

En su análisis, Juan Merodio, resume en ocho pasos básicos lo que puede hacer un negocio para caminar en su ruta de la digitalización. Estos son:  

1. Analizar la situación del negocio

   • Analizar interna y externamente las fortalezas, que es aquello en lo que destaca para aprovecharlo al máximo; las debilidades, para mejorarlas; las amenazas que hay alrededor, como la competencia; y las oportunidades que va a encontrar en la solución de los problemas.

2. Identificar la audiencia

   • La audiencia online no siempre es la misma audiencia que la offline, su situación y comportamientos, por lo general, suelen ser diferentes. Es necesario identificar si los actuales clientes también van a estar en el mundo online. Además hay que ver cómo el mundo online puede abrir nuevas oportunidades para enganchar al público que no se llega.

3. Diseñar una estrategia de marketing digital

   • Solo por crear una tienda online los clientes no van a empezar a llegar. Hay que definir qué se quiere hacer, qué acciones tomar para que la gente descubra la tienda online del negocio. Muchas veces se comete el error de montar una tienda online utilizando casi todos los recursos económicos en la misma y quedarse sin presupuesto para poner a la empresa en los ojos de los potenciales clientes. Esto es un error crítico, porque hay que hacerlo precisamente al revés.

4. Detectar los canales adecuados

   • Hay que evitar gestionar los perfiles del negocio en redes sociales "a lo loco". No hay por qué estar ya en Facebook, Linkedin, X, Instagram, YouTube, todo a la vez, de golpe. No se debe hacer esto, porque no se lo va a poder hacer bien, ya que cada red social necesita muchos contenidos, y crear contenidos de calidad relevantes no es tarea sencilla y consume muchos recursos.

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Herramientas básicas y asequibles para digitalizar

Las mipymes pueden iniciar su digitalización sin grandes inversiones, utilizando herramientas asequibles, muchas de ellas gratuitas o de bajo costo. Por ejemplo, algunas de ellas: 

• Para comunicación y atención al cliente: WhatsApp Business (respuestas rápidas, catálogo, horarios), chatbots con Inteligencia Artificial (IA). Los costos son bajos.
• Para organización y productividad: Notion o Trello (organización de tareas y proyectos), Excel, Google Workspace o Microsoft 365 (correo, hojas de cálculo, documentos).
• Para automatización y contenido: Chat GPT, Gemini (perfectos para redacción, análisis y programación). 
• El uso de IA, hoy en día, representa una ventaja competitiva, ya que permite automatizar procesos repetitivos y personalización de atención al cliente.
• Finanzas y cobros: aplicaciones de facturación electrónica, cobros con QR, transferencias o links de pago, Deuna. 

En el caso de Deuna, la plataforma permite a las mipymes acceder a más de seis millones de pagadores, lo que expande la exposición y las oportunidades comerciales del negocio. "Es un método de pago digital rápido, seguro y aceptado a nivel nacional. Se adapta a diferentes tamaños y tipos de negocios", explica Pedro Estevez, especialista de Afiliación PYMES. 

Entre los beneficios para el negocio en el uso de este sistema están el de contar con acceso inmediato a los movimientos financieros; seguridad por reducción de riesgos de robo en efectivo y fraudes; visibilización de venta y cobros, potenciando la toma de decisiones estratégicas.

Errores comunes al digitalizar

Al comenzar el proceso de digitalización, muchas mipymes caen en errores que pueden afectar sus resultados. Entre los más comunes están:

• No realizar un diagnostico inicial, lo que lleva a implementar soluciones sin entender el punto de partida.
• Iniciar apresuradamente, sin entender los pasos y procesos de la planificación.
• Elegir herramientas complejas o costosas que no se alinean a la realidad del negocio.
• No capacitar al equipo, lo que dificulta la adopción tecnológica.
• Carecer de una estratégica clara y no abordar a la digitalización como parte del proceso.
• Pensar que la digitalización solo implica tecnología, ignorando aspectos culturales, organizativos y humanos.
• No medir los resultados a corto y largo plazo, lo cual impide evaluar si las acciones generan impacto y realizar estrategias con fundamentos.