Guía financiera para emprendedores: cómo separar las finanzas personales de las del negocio

Emprender es un acto de valentía, sí. Pero también es un acto que requiere orden. Y si hay algo que se repite entre quienes están empezando su negocio propio en Ecuador, es el desorden financiero.

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¿Usas tu tarjeta personal para pagar gastos del negocio? ¿Te haces “préstamos” de la caja chica para cubrir la mensualidad del colegio de tus hijos? ¿No sabes cuánto ganas realmente con tu emprendimiento? Entonces necesitas esta guía.

Y si no nos crees, que te lo cuente Alison Andrade, fundadora de la marca de ropa ecuatoriana Fem Atelier, quien aprendió —con errores y aciertos— a ordenar sus finanzas para pasar de un proyecto universitario a una empresa sólida.

1. Abre una cuenta bancaria solo para tu negocio

No tienes que tener una S.A. ni contratar a un abogado. En Ecuador, basta con abrir una cuenta de ahorros a tu nombre y decidir que esa cuenta es solo para el negocio. Nada de pagar el almuerzo familiar con las ventas del día.

Esto te permite ver claramente qué entra, qué sale, y qué puedes reinvertir. Además, si algún día quieres aplicar a un crédito productivo, tener un historial de esa cuenta será un punto a favor.

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Cuando Alison empezó Fem, todo iba a su cuenta personal. “Yo vendía un pantalón en USD 20 y decía: ¡perfecto, tengo USD 20 para irme a comer!”, recuerda entre risas. Pero pronto notó que siempre le faltaba dinero para telas, para contratar a alguien o incluso para participar en una feria. “Me di cuenta de que estaba desfinanciando a la empresa sin darme cuenta. Ese fue el punto de quiebre.”

Consejo: Si vendes online, asegúrate de enlazar tu cuenta con métodos como PayPhone, Kushki o botones de pago del banco. Así tienes trazabilidad y control.

2. Ponte un sueldo (aunque sea chiquito)

Uno de los errores más comunes entre emprendedores es vivir del sobrante. Pero ¿y si no sobra? Tener un sueldo definido, por mínimo que sea, te ayuda a saber si tu negocio es rentable y a no mezclar tus gastos personales con los del negocio.

Andrade aprendió esto sobre la marcha. “Durante mucho tiempo, no me pagaba. Lo que sobraba era mío, y punto. Pero así nunca había nada para reinvertir.” Hoy, ella recibe un sueldo fijo como gerente de Fem, al igual que su equipo. “Eso me dio estructura, y al negocio le dio orden y estabilidad”.

Ejemplo: si vendes USD 2.000 mensuales, destina USD 300 como sueldo personal, USD 300 para reinversión, y el resto distribúyelo entre proveedores, ahorros e impuestos.

3. Lleva registro de todo (sí, aunque sea en Excel)

No hace falta pagar un software costoso desde el inicio. Lo que necesitas es registrar, de forma clara, qué entra y qué sale. Puedes hacerlo en una hoja de Excel, Google Sheets o incluso apps como Fintonic o Mobills.

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La emprededora aún mantiene un Excel detallado de ingresos y egresos. “Ese fue el primer paso. Antes no tenía ni idea de cuánto realmente ganaba o gastaba. Cuando empezamos a anotar todo, vimos huecos que no habíamos notado.” Más adelante, ya con una contadora, pudieron migrar a un sistema contable más robusto.

Y no olvides: guarda las facturas, incluso si no emites aún. Te servirán al declarar gastos deducibles en tu Renta.

4. Formaliza tu negocio: saca RUC o inscríbete en el RISE

En Ecuador, formalizarte no es tan complejo como parece. Puedes iniciar con el RISE si facturas menos de USD 20.000 al año o con el RUC para deducir gastos y acceder a beneficios fiscales. Eso te permite emitir facturas, trabajar con otras empresas y construir una base más profesional.

“Al principio, solo daba factura si alguien me la pedía. Como vendíamos online, nadie se fijaba”, dice Alison. Pero al crecer, entendió que si quería hacer alianzas, importar insumos o postular a ferias, necesitaba tener todo en regla. “Hoy todo lo que sale de Fem tiene respaldo. Emitimos y pedimos facturas. Es parte de tener una empresa seria.”

Dato útil: puedes hacer el trámite en línea en www.sri.gob.ec o en ventanillas físicas con tu cédula y planilla de servicios básicos.

5. No uses tu tarjeta personal para financiar el negocio

Cuando necesitas dinero urgente para el negocio, es fácil caer en la tentación de usar tu tarjeta de crédito personal. Pero eso puede salirte caro:

• Los intereses de un crédito personal son más altos que los de un crédito productivo.
• Si el negocio no despega rápido, la deuda es toda tuya.
• Y se pierde por completo la claridad financiera.

A Andrade le pasó. “Usaba mi tarjeta para comprar telas, y luego ni sabía cuánto debía recuperar. Al final todo se mezclaba”. Con el tiempo, entendió que el negocio tenía que tener sus propios recursos. “Cuando empezamos a darle identidad propia a Fem, hasta las invitaciones a comer las pagaba la empresa. No Alison, Fem. Ese cambio de chip lo ordenó todo”.

Alternativa: consulta opciones en BanEcuador, CFN o cooperativas como JEP, 29 de Octubre o Jardín Azuayo, que ofrecen créditos diseñados para pequeños negocios.

6. Aprende lo básico de finanzas (aunque odies los números)

No tienes que volverte contadora, pero sí deberías entender tus cifras. Saber leer un balance, calcular tu utilidad, proyectar tus ingresos… eso te salva de malos manejos y decisiones ciegas.

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Alison lo tenía claro: “A mí me encantan los temas sociales, pero odio los números. Por eso decidí hacer una maestría en administración, presencial, porque sabía que necesitaba entender mi negocio desde dentro.” Aprendió a leer balances, revisar inventarios, y —sobre todo— a no depender completamente de su contadora. “Gracias a eso, hoy tengo el control. Sé qué me están diciendo y por qué. Nadie me ve la cara”.

Recomendaciones prácticas:

• Sigue cuentas de educación financiera local como Economía para Todos, Finanzas con Sofi o programas del Banco Central del Ecuador.
• Tómate 1 hora a la semana para revisar tus números.
• Invierte en ti: un curso básico de contabilidad, finanzas o incluso Canva para mejorar tus ventas puede marcar la diferencia.

¿El resumen? El caos financiero no es señal de que tu negocio no funcione. A veces, solo necesitas orden. Separar tus finanzas personales de las del negocio no es algo que se hace “más adelante”. Es lo que debes hacer ahora, si en serio quieres crecer.

Empieza con pasos pequeños: abre esa cuenta, ponte un sueldo y registra tus gastos. Tu versión emprendedora del futuro te lo va a agradecer.