Ministerio del Trabajo conservará contratos y actas de finiquito en su sistema hasta mayo de 2026

El Ministerio del Trabajo conservará documentos laborales, como contratos y actas de finiquito, en su sistema electrónico hasta mayo de 2025. Luego de ese plazo, la custodia de esa información será responsabilidad exclusiva de los empleadores. 

Según la disposición transitoria tercera del acuerdo ministerial Nro. MDT-2025-053, suscrito el 12 de mayo de 2025, los documentos registrados en el Sistema Único de Trabajo (SUT) del Ministerio podrán ser descargados en formato PDF en un plazo de 12 meses, desde la entrada en vigencia del acuerdo. 

"Transcurrido ese plazo, no será posible obtener esa información", señala la Cartera de Trabajo. 

De hecho, el Ministerio señala en uno de los artículos del acuerdo que no conservará de manera física o digital los documentos de las obligaciones laborales registradas en su sistema. "La conservación física y digital de los documentos son de responsabilidad única y exclusiva del empleador", recalca el ente. 

Más adelante, recalca que es obligación del empleador entregar a los trabajadores y extrabajadores todos los documentos derivados de la relación laboral, en formatos originales y copias certificadas. El incumplimiento de esa disposición será sancionado. 

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En el SUT se encuentran todos los documentos vinculados a una relación laboral, como contratos, actas de finiquito, reducciones de jornada, reglamentos internos de trabajo, entre otros. A este sistema pueden acceder tanto empleadores como trabajadores, con su usuario y contraseña.

En el caso de trabajadores, al ingresar al SUT pueden ver las instituciones para las que ha trabajado, junto a los contratos de trabajo y actas de finiquito. Aunque, no en todos los casos, los documentos están disponibles en PDF para su descarga. 

¿Riesgo de pérdida? 

La abogada laboral Vanessa Velásquez considera que esta decisión del Ministerio de dejar de conservar esta información en 12 meses es "grave", porque pone en riesgo el acceso a esos documentos, por parte de empleadores y trabajadores . 

"Si una empresa sufre un hackeo de su servidor y pierde toda la información de sus empleados, ya no podrá solicitar copias certificadas en el Ministerio. Para los trabajadores es todavía más grave porque aunque los empleadores están obligados a entregarles esa información, muchas veces no lo hacen", señala Velásquez. 

Al no tener acceso a esos documentos, un trabajador puede tener problemas para exigir el cumplimiento de sus derechos laborales, por ejemplo, el pago de la jubilación patronal, explica la abogada. "Es una restricción a los derechos", recalca. 

Así puede acceder al SUT como trabajador

Para acceder a la información disponible en el Sistema Único de Trabajo (SUT) como trabajador, primero debe registrarse siguiendo estos pasos: 

• Ingrese a la página sut.trabajo.gob.ec. 
• Marque en la pestaña 'Sistemas para personas naturales y jurídicas', que se encuentra tanto en la parte superior como en el menú izquierdo de la página. 
• Marque en Registro de Trabajadores. 
• Acepte los términos de uso y condiciones de privacidad del SUT. 
• Llene los datos personales solicitados. 
• El sistema le enviará a su correo su usuario y clave. El usuario corresponde a su número de cédula. 
• De vuelta al SUT, deberá ingresar ese usuario y clave, y le pedirán un cambio de clave. 
• Con la nueva clave podrá acceder al SUT y revisar su información laboral. Si lo desea, y están disponibles, puede descargar en PDF los contratos y actas de finiquito.