Ministerio de Trabajo emite nuevas reglas para empleadores: hay cambios en la reducción de la jornada laboral y en el registro de actas de finiquito

El Ministerio de Trabajo emitió un acuerdo para reformar las normas que se aplicaban al control de las obligaciones de los empleadores y los procedimientos de inspección. 

Las nuevas reglas se establecieron el 15 de mayo de 2025 y reforman a aquellas fijadas en noviembre de 2023, a través del acuerdo ministerial MDT-2023-140.

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La reforma establece siete cambios:

Verificacióncon código HASH

Se incorpora un sistema de verificación mediante código HASH para los documentos escaneados/cargados en los sistemas del Ministerio del Trabajo. 

El código HASH es una sucesión alfanumérica (letras y números) de longitud fija, que identifica o representa a un conjunto de datos determinados (por ejemplo, un documento, una foto, un vídeo, etc.). Este código asegura la autenticidad, integridad y trazabilidad del documento y permite su validación digital.

Registro de trabajadores y documentación

El empleador debe registrar obligatoriamente la información de todos sus trabajadores activos en la plataforma que el Ministerio disponga. Se amplía a un mes el plazo para registrar a los trabajadores en la plataforma del Ministerio del Trabajo, contado desde su ingreso.

Los documentos originales o digitalizados que sean registrados, reportados o aprobados en la plataforma deben ser conservados por el empleador, ya que el Ministerio no los almacenará.

Además, el Ministerio establece que los empleadores tienen como obligación entregar a los trabajadores y extrabajadores todos los documentos derivados de la relación laboral, en formatos originales y copias certificadas. El incumplimiento de esa disposición se sancionará.

Reducción de la jornada

Para el registro de la reducción de la jornada laboral de un trabajador, el empleador deberá tener la aprobación del Ministerio de Trabajo, según lo establecido en el artículo 47.1 del Código de Trabajo, que establece:

• En casos excepcionales, previo acuerdo y por un período que no supere los seis meses renovables por una sola vez, la jornada de trabajo puede disminuirse a un límite no menor de 30 horas semanales. 
• En caso de producirse despidos, las indemnizaciones y bonificaciones se calcularán sobre la remuneración previa a la reducción de la jornada. 
• Las aportaciones a la seguridad social del empleador serán pagadas sobre las ocho horas diarias de trabajo.

Empleadores de servicio doméstico o con calificación artesanal

Tanto los empleadores del servicio doméstico como aquellos con calificación artesanal tienen que cumplir con las mismas reglas de registro y documentación establecidas, con ciertas excepciones para aprendices y operarios artesanales, de acuerdo con lo establecido en la Ley de Defensa del Artesano.

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Acta de finiquito

Cuando finaliza una relación laboral, el empleador tiene la obligación de elaborar y registrar el acta de finiquito en el sistema del Ministerio dentro de un plazo de 15 días. Este proceso debe incluir el comprobante de pago correspondiente.

Pagos pendientes

Cuando finaliza la relación laboral, el empleador tiene un plazo de 15 días para contactar y pagar de maneta directa al extrabajador.

En los casos en los que extrabajadores no acudan a cobrar su liquidación o se nieguen a recibirla, el empleador deberá proceder a la consignación en línea de los valores. La consignación debe hacerse en máximo 15 días desde el vencimiento del plazo antes establecido. Para eso se debe cumplir con el siguiente procedimiento:

• Previo al pago, el empleador deberá generar el acta de finiquito a través del sistema informático del Ministerio de Trabajo.
• El empleador aceptará de manera virtual que toda la información proporcionada es de responsabilidad absoluta del mismo, siendo la misma veraz.
• Una vez generada el acta de finiquito, debe seleccionar la opción de consignación y cargar los documentos que garanticen el cumplimiento de las obligaciones patronales, como son roles de pago de los últimos tres meses; y, justificativos de descuentos en caso de haberlos.
• El inspector de trabajo designado, revisará el acta de finiquito juntamente con la documentación de soporte
• De cumplir con toda la documentación pertinente, el inspector de trabajo habilitará la orden para realizar el pago correspondiente a través de los medios de pago habilitados para el efecto.
•  Una vez realizado el pago, el empleador deberá cargar el comprobante de pago y el acta de finiquito debidamente suscrita por empleador en la plataforma que el Ministerio rector del Trabajo designe para el efecto, a fin de concluir con el proceso de legalización.

Una vez registrada el acta de finiquito en conjunto con el comprobante de pago, deben ser conservados en los archivos físicos y digitales del empleador, quien será custodio y responsable de la misma.

Reglamento interno de trabajo

El Director Regional del Trabajo y Servicio Público, competente a la jurisdicción del domicilio del empleador, emitirá la Resolución de aprobación del Reglamento Interno de Trabajo. De negarse al registro del proyecto de reglamento, el peticionario deberá ingresar nuevamente el trámite de registro. 

Una vez aprobado, el empleador dispondrá de un plazo de 15 días para descargar el respaldo, después de eso los documentos se eliminarán automáticamente. 

Los procedimientos de inspección, sanción y multas que se encuentren en trámite al momento de expedirse este nuevo acuerdo serán sustanciados con la normativa vigente aplicable a la fecha de la inspección.