Automatización financiera: cinco tareas que las pymes pueden dejar de hacer manualmente

La adopción de estas soluciones todavía enfrenta desafíos en la región. De acuerdo con información basada en estudios recopilados por ResearchGate, más del 70% de las pymes latinoamericanas opera con niveles bajos de madurez digital, lo que significa que gran parte de sus procesos continúan realizándose de manera manual.

En Ecuador, los desafíos de digitalización también persisten. Un estudio titulado “Uso de TIC contables en pymes ecuatorianas”, publicado por la revista Polo del Conocimiento, encontró que el 77% de las pequeñas y medianas empresas encuestadas utiliza tecnologías de información y comunicación (TIC) para sus procesos contables. Sin embargo, el 45% todavía gestiona su contabilidad principalmente mediante programas básicos como Excel y el 17% continúa utilizando métodos manuales, como libros contables y cuadernos.

Del papel a los sistemas inteligentes

Durante décadas, la contabilidad se apoyó en registros físicos, hojas de cálculo y procesos que requerían una revisión constante. Sin embargo, el avance de los comprobantes electrónicos, los sistemas en la nube y la inteligencia artificial ha cambiado el panorama.

Para Luz Clarita Pérez, especialista financiera de la empresa tecnológica ZOHO, la evolución de la contabilidad ha estado marcada por la necesidad de optimizar recursos y aprovechar mejor la información disponible.

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“Antes, el contador trabajaba detrás de un escritorio con carpetas, facturas y hojas físicas. Hoy los comprobantes digitales, los sistemas en la nube y la inteligencia artificial permiten que los procesos financieros sean más ágiles y accesibles desde cualquier lugar”, señala.

Además, sostiene que muchas organizaciones todavía dependen de procesos manuales que dificultan el acceso oportuno a la información financiera. Esto puede traducirse en retrasos en pagos, errores en conciliaciones bancarias o dificultades para conocer la situación real del negocio al momento de tomar decisiones.

Cinco tareas que las pymes pueden automatizar

1. Conciliaciones bancarias 

   • Comparar manualmente los movimientos de las cuentas bancarias con los registros contables puede consumir varias horas al mes. Actualmente, los sistemas financieros permiten importar estados de cuenta o conectarse directamente con entidades bancarias para identificar coincidencias y discrepancias de forma automática.
   • La relevancia de este tipo de automatizaciones también refleja la realidad de las empresas ecuatorianas. El estudio “Uso de TICs contables para Pymes ecuatorianas” concluye que la incorporación de tecnologías contables contribuye a optimizar recursos, mejora la eficiencia y facilita la toma de decisiones financieras basadas en información más oportuna.

2. Facturación y seguimientos de cobros 

   • Las empresas que trabajan con clientes frecuentes suelen repetir los mismos procesos comerciales cada mes. De acuerdo con Pérez, la automatización permite configurar flujos para que, una vez aprobada una cotización, el sistema genere automáticamente los pasos siguientes. “Puede que una organización sepa todos los meses que un cliente necesita una estimación, una cotización y después una factura. Entonces, ¿por qué seguir haciéndolo de forma manual?”, señala.

3. Emisión de cotizaciones y facturas recurrentes 

   • Las tareas comerciales repetitivas suelen consumir una cantidad importante de tiempo en las pequeñas y medianas empresas. Desde la elaboración de una cotización hasta la emisión de una factura, muchos procesos continúan dependiendo de la intervención manual de los colaboradores, lo que incrementa el riesgo de errores y retrasa la atención al cliente.
   • Pérez explica que las herramientas de automatización permiten configurar flujos de trabajo para que determinadas acciones se ejecuten de forma automática una vez que se cumple una condición específica. Por ejemplo, cuando una cotización es aprobada, el sistema puede generar automáticamente la orden de venta, la factura o incluso notificaciones para las áreas involucradas.
   • Además, destacó que este tipo de automatizaciones no solo reducen la carga operativa de los equipos administrativos, sino que también contribuyen a ofrecer una experiencia más ágil para los clientes y a mantener una mayor trazabilidad de cada transacción.

4. Registro y organización de información financiera

   • A medida que una empresa crece, también aumenta el volumen de información que debe procesar. Facturas, comprobantes de pago, cuentas por cobrar y por pagar, registros bancarios y obligaciones tributarias forman parte de una gran cantidad de datos que requieren organización permanente.
   • La automatización representa una oportunidad para mejorar la eficiencia en la gestión de estos procesos. Estas herramientas permiten “registrar y clasificar información de manera más eficiente, minimizando errores y optimizando el tiempo dedicado a tareas repetitivas”, resalta Pérez.
   • Además, la digitalización facilita la consulta de información histórica y mejora el control documental, aspectos clave para auditorías internas, revisiones tributarias y procesos de control financiero.

5. Elaboración de reportes para la toma de decisiones

   • Tradicionalmente, los reportes financieros eran vistos como documentos elaborados únicamente para cumplir obligaciones contables o tributarias. Sin embargo, en un entorno empresarial cada vez más competitivo, la información financiera se ha convertido en una herramienta estratégica para la toma de decisiones.
   • Pérez explicó que las plataformas de gestión financiera actuales permiten consolidar información en paneles o dashboards que muestran indicadores clave del negocio, como el flujo de efectivo, las cuentas pendientes de cobro, los gastos operativos o el comportamiento de las ventas.
     ​“Esta es la meta tener un dashboard organizado que me pueda mostrar información relevante, que pueda ver cuántas facturas están pendientes de pago y cómo ha sido el flujo de efectivo mes con mes", indica.
   • La especialista agrega que disponer de reportes oportunos puede marcar la diferencia al momento de definir inversiones, controlar costos, gestionar riesgos o evaluar nuevas oportunidades de negocio.

La inteligencia artificial gana espacio en las finanzas

La IA también comienza a consolidarse como una herramienta complementaria para las áreas contables y financieras. De acuerdo con Pérez, estas soluciones no sustituyen el criterio profesional ni la toma de decisiones empresariales, pero sí ayudan a procesar grandes volúmenes de información y generar respuestas más rápidas para actividades operativas.

Entre sus aplicaciones se encuentran la consulta de datos financieros mediante lenguaje natural, la generación de alertas automáticas, el análisis de cuentas vencidas y la elaboración de proyecciones basadas en información histórica.

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Pese a los avances observados en Ecuador, persisten barreras como la falta de capacitación tecnológica, la resistencia al cambio y los costos de implementación. Por ello, el estudio “Uso de TIC contables” considera necesario fortalecer el acceso a herramientas especializadas y la formación digital dentro de las pequeñas y medianas empresas.

Para las pymes, la automatización financiera representa una oportunidad para reducir la carga operativa y dedicar más tiempo a actividades estratégicas. El desafío ahora es acelerar la adopción tecnológica en una región donde gran parte de las empresas todavía depende de procesos manuales para gestionar sus finanzas.

(*) Periodista Gestión Digital.