Emergencias y negocios: cómo proteger tus datos para evitar pérdidas que golpeen tu bolsillo

Cuando ocurre una emergencia, la atención suele concentrarse en los daños visibles: un local afectado, equipos que dejan de funcionar, mercadería perdida o la imposibilidad de abrir durante algunos días. Pero existe otro riesgo menos evidente: perder el acceso a la información que permite que el negocio siga funcionando.

Facturas, contratos, registros de clientes, cuentas por cobrar, inventarios, información de proveedores y documentos financieros son parte de los datos que sostienen las operaciones. Si desaparecen o quedan inaccesibles, la empresa puede tener dificultades para cobrar, entregar productos, comprobar acuerdos o conocer cuánto dinero tiene pendiente de recibir.

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Carla García, directora de Nuevos Negocios de Zoho en América Latina, explica a GESTIÓN que una empresa debería comenzar por identificar qué información necesita para cumplir sus compromisos. “Lo crítico es aquello que permite cumplir con las obligaciones del negocio: saber a quién entregar, cuándo entregar, cuánto cobrar y qué inventario tenemos”, señala García.

La lógica también está presente en las políticas de continuidad operativa del sector público ecuatoriano. El Esquema Gubernamental de Seguridad de la Información establece que los planes deben contemplar la protección y recuperación de la información de los procesos críticos después de una interrupción o falla.

¿Qué información puede poner en riesgo tus ingresos?

No todos los archivos tienen la misma importancia. Por eso, el primer ejercicio consiste en determinar cuáles son indispensables para que la empresa pueda continuar operando. García recomienda preguntarse qué ocurriría si determinada información deja de estar disponible y durante cuánto tiempo podría funcionar el negocio sin ella.

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En una empresa comercial, por ejemplo, perder los registros de inventario puede dificultar saber qué productos están disponibles para vender. En un negocio de servicios, no tener acceso a contratos, facturas o cuentas por cobrar puede complicar el seguimiento de pagos pendientes.

La prioridad, entonces, no debería ser únicamente “respaldar todo”, sino identificar primero aquello cuya pérdida tendría un impacto directo sobre la operación y las finanzas.  

Perder datos también puede afectar la liquidez

El problema no termina en recuperar un documento. Si una empresa pierde información sobre facturas pendientes, contratos o cuentas por cobrar, puede tener dificultades para hacer seguimiento a dinero que todavía debe ingresar. Al mismo tiempo, la pérdida de información sobre proveedores, pedidos o compromisos puede generar nuevos costos o retrasos.  

“Si pierdes las facturas, las cuentas por cobrar o los contratos, afecta directamente el flujo de entrada y salida de dinero”, explica García. Por eso, la protección de la información puede entenderse también como una medida de prevención financiera. La continuidad no significa solamente que los computadores vuelvan a funcionar, sino que el negocio pueda recuperar los datos necesarios para volver a cobrar, vender y cumplir sus compromisos.

No dependas de un solo dispositivo

Uno de los riesgos más sencillos de identificar es también uno de los más frecuentes: que toda la información dependa de un único equipo. Si ese computador se daña, es robado o queda en un establecimiento afectado por una emergencia, el negocio puede perder temporalmente el acceso a información que necesita para operar.

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García recomienda mantener copias de seguridad y tener claro dónde están almacenadas, quién puede acceder a ellas y cómo se pueden recuperar. Una alternativa es mantener respaldos en servicios en la nube; sin embargo, lo importante no es solamente utilizar la nube, sino comprobar que la información pueda recuperarse cuando sea necesario.  

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La recomendación coincide con los criterios de continuidad de la información establecidos en Ecuador, que contemplan políticas de respaldo y restauración de datos de acuerdo con la criticidad de los sistemas y procesos.

Tener respaldo no garantiza la recuperación

Otro error es asumir que tener una copia equivale automáticamente a estar protegido. Los respaldos deben realizarse con una frecuencia acorde con la importancia y el ritmo de actualización de la información. Además, es necesario comprobar periódicamente que los archivos puedan recuperarse correctamente. “Hay que saber cómo recuperar la información y probar que efectivamente se puede recuperar”, sostiene García.

La prueba permite detectar problemas antes de que ocurra una emergencia. Un archivo que no se puede abrir, una contraseña que nadie recuerda o un sistema al que ya no tiene acceso el responsable del negocio pueden convertir un respaldo aparentemente disponible en una solución inútil.

Protege también quién puede entrar a la información

La continuidad no consiste únicamente en conservar copias. También hay que evitar que personas no autorizadas puedan acceder a ellas. La información financiera, los contratos, los datos de clientes, las nóminas y otros documentos sensibles deberían contar con controles de acceso.

García recomienda definir quién necesita acceder a cada tipo de información y asignar responsabilidades claras dentro del negocio. También es importante utilizar medidas como contraseñas seguras, autenticación multifactor y sistemas que permitan establecer distintos niveles de acceso.

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La seguridad de la información busca preservar tres aspectos: que los datos sean confidenciales, que no sean alterados indebidamente y que estén disponibles cuando el negocio los necesita. La Superintendencia de Economía Popular y Solidaria utiliza precisamente estos tres principios (confidencialidad, integridad y disponibilidad) para explicar la seguridad de la información.

¿Cuánto dinero pierde el negocio si se detiene?

Una de las preguntas que deberían formar parte de la planificación es cuánto cuesta una interrupción. García plantea calcular el impacto de permanecer sin operar durante distintos períodos de tiempo. No es lo mismo que una empresa pueda recuperarse en unas horas a que necesite varios días para volver a facturar, atender clientes o procesar pagos.

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Este cálculo permite establecer prioridades. Si el negocio depende de las cuentas por cobrar para pagar a sus proveedores, recuperar la información de facturación puede ser urgente. Si depende de un inventario para cumplir pedidos, recuperar esos registros puede tener mayor prioridad. La idea es determinar qué información necesita recuperarse primero para que vuelva a circular el dinero.

La prevención también es una decisión financiera

Un negocio no puede evitar que ocurra un terremoto, una inundación, un incendio o una falla tecnológica. Lo que sí puede decidir es qué tan preparado está para continuar después. Para García, la protección de datos debe analizarse desde el impacto que tendría una interrupción sobre los ingresos, los gastos y la liquidez.

La pregunta final, entonces, no es solamente dónde están guardados los archivos, sino qué pasaría con las finanzas del negocio si mañana esos archivos dejaran de estar disponibles. Si la respuesta es que no se podría facturar, cobrar, atender a los clientes o conocer las obligaciones pendientes, entonces proteger esa información deja de ser únicamente una tarea tecnológica y se convierte en parte de la planificación financiera del negocio.

(*) Periodista Gestión Digital.