Consejos para mejorar las reuniones

El ejecutivo de publicidad, Joel Barker, decía: “La visión sin acción es solo un sueño. La acción sin visión es perder el tiempo. La visión con acción puede cambiar el mundo.”

Tengo que explicar algo a priori, en mi experiencia en banca, consultoría, corporativa, y como emprendedor deteste las reuniones largas y que discurren sin mayor sentido, matando el espíritu segundo a segundo.

El 71% de las reuniones son improductivas. Esto supone la pérdida de miles de millones de horas y sí, de dinero para empresas y gobiernos.

¿No me cree? Calcule el costo por hora todo incluido, de una reunión de ejecutivos o de servidores públicos. En una ocasión lo hice y me pasaba diciendo cada 15 minutos, lo que le hemos costado a los ecuatorianos en mi breve paso por el sector público.

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Claro, me miraron de reojo como si estuviera demente, pero siendo el jefe, así que les tocó escucharme.

Recientemente, un líder empresarial compartió algo que me recuerda a las mejores prácticas para reuniones:

“Si quieres tener reuniones cortas, efectivas y hacer que más personas piensen por ti, pídele a tu equipo que se respondan estas preguntas previamente:

• ¿Cuál es el problema? 
• ¿Cuáles son las causas del problema?
• ¿Cuáles son las posibles soluciones?
• ¿Cuál es la mejor solución?”

Otros interesantes aprendizajes:

• De Elon Musk: Asegúrese de preparar exhaustivamente las reuniones. Esté preparado para responder cualquier pregunta de seguimiento. Mantener altos estándares y eficiencia.
• De Steve Jobs: Limite el número de asistentes. Elimine participantes innecesarios. Mejore la simplicidad y la productividad.
• De Larry Page: Tome decisiones sin esperar a las reuniones. Designe un tomador de decisiones para cada reunión. Aumente la agilidad y reduzca los retrasos
• De Satya Nadella: Celebrar reuniones de liderazgo semanales extendidas. Utilizar paneles de rendimiento para alinear esfuerzos entre unidades. Garantizar la alineación y coordinación entre los altos directivos.
• De Ben Horowitz: Mantener reuniones individuales estructuradas. El empleado establece la agenda; el gerente escucha el 90% del tiempo (especialmente en Ecuador esto es necesario). Fomentar la comunicación ascendente y el intercambio de ideas.
• De Marissa Mayer: Examine minuciosamente las ideas durante las reuniones. Haga preguntas detalladas sobre investigación y metodología. Garantice propuestas bien pensadas.
• De Alfred Sloan: Envíe memorandos de seguimiento después de la reunión. Resuma las discusiones, establezca plazos y asigne responsabilidades. Garantice la claridad y la acción después de la reunión.
• De Sheryl Sandberg: Utilice una agenda estricta con elementos de acción. Tache los elementos tratados uno por uno; finalice la reunión antes de tiempo si se completa la agenda. Mantenga las reuniones enfocadas y concisas.

Espero estas líneas, sean de utilidad.

“Toda verdad pasa por tres etapas: Primero, es ridiculizada. Luego sufrió una fuerte oposición. Entonces, se considera que ha sido obvio”, señalaba Arturo Schopenhauer